¿Es legal el escaneo biométrico para fichar?
El uso de datos biométricos para identificar personas en ámbitos como el laboral no es algo nuevo, pero es un método cuya legalidad sigue suscitando muchas dudas a día de hoy. El fichaje con huellas dactilares se hizo muy común entre las empresas y entidades, cuando el registro de la jornada de trabajo de los empleados se convirtió en obligatoria por ley. Este método ayuda a controlar de forma rápida y sencilla la entrada y salida del trabajo, pero ¿es legal recopilar este tipo de datos?
Cuando la tecnología abrió su paso en el mundo laboral y la lectura de la huella dactilar se convirtió en una tendencia, las empresas vieron numerosas ventajas: un registro sencillo de la jornada, un control de acceso más rápido y eficaz y, lo más importante, evitar que un empleado fiche su entrada o salida por otro. Sin embargo, la huella dactilar es uno de los datos más personales que existen y su tratamiento es diferente al de los demás.
Hay empresas que han recibido multas cuantiosas por obligar a sus empleados a fichar con huella dactilar y las sanciones pueden ascender hasta los 20.000 euros. Por lo tanto, ¿están las empresas incumpliendo la LOPDGDD cuando piden a sus empleados la huella dactilar para fichar? En ocasiones sí.
Lo que dice la LOPD
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales concibe la huella dactilar como un dato personal que requiere un tratamiento especial, tal y como indica el artículo 9 del RGPD.
Para que las empresas puedan hacer uso del control de datos biométricos, necesitan cumplir con algunas obligaciones relacionadas con la normativa de protección de datos:
- Es imprescindible que el empleado tenga una buena comprensión del tratamiento de sus datos y tenga en cuenta los principios de limitación, finalidad, necesidad, proporcionalidad y minimización.
- Los datos biométricos requeridos deben ser justificados y estrictamente necesarios; la empresa está obligada a eliminar los datos que no sean necesarios.
- Los datos biométricos recopilados deben ser utilizados exclusivamente para este propósito y no deben utilizarse para identificar a las personas por parte de otros responsables del tratamiento de sistemas similares.
- Debe asegurarse de que los datos biométricos que se han proporcionado no sean reutilizados para otros propósitos.
- Se eliminarán los datos biométricos que se solicitan para evitar la lectura, copia, modificación o supresión.
- Será necesario instalar mecanismos autorizados de supresión de datos porque los datos biométricos serán eliminados una vez que se vinculen a la finalidad del tratamiento.
Legal, pero no siempre adecuado
Hay sentencias judiciales que respaldan el uso de la huella dactilar como medio para fichar en el trabajo, como resoluciones de la AEPD que han sancionado a empresas y organizaciones públicas por utilizarlo.
Los derechos y libertades de los trabajadores se ven afectados negativamente por el uso de la huella dactilar, especialmente cuando existen alternativas menos intrusivas como las tarjetas de empleados para registrar la jornada laboral. Es necesario cumplir con ciertas condiciones para poder utilizar esta medida. Sin embargo, no se han impuesto sanciones por el uso de la huella dactilar como método de fichado, sino por usarla sin cumplir con los requisitos y obligaciones establecidos por la normativa de protección de datos.
Por lo tanto, es legal fichar con la huella dactilar si se cumplen primero estas condiciones:
- Existe una base legal que permita al empleador utilizar la huella dactilar para registrar el tiempo de trabajo; en este caso, sería el contrato laboral, además de cumplir con una obligación legal. El convenio colectivo de aplicación podría reconocer el uso de la huella dactilar como método de fichaje.
- No hay medios alternativos menos intrusivos, o los medios que se utilizan han demostrado ser difíciles de usar o no son lo suficientemente confiables.
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