Protocolo Familiar, o la importancia de hacer las cosas bien cuando negocio y familia van de la mano
El Protocolo Familiar es un documento que recoge los acuerdos de una familia empresarial. Su objetivo principal es definir las bases, normas y reglamentos que regulan todos aquellos aspectos en donde se relacionan la familia y la empresa para dar continuidad a la empresa, de manera eficaz y exitosa, en la siguiente generación familiar.
Crear este protocolo no es algo fácil. Se necesitan acuerdos para establecer una guía de conductas ya que es un proceso de demanda, discusión y debate. Este proceso demuestra que quienes participan parten de una confianza recíproca y buscan consolidar los lazos. Así que, tanto el resultado como el proceso en sí resultan enriquecedores.
¿Cómo se crea el protocolo familiar?:
1.- Define la estrategia
El objetivo inicial es identificar y consensuar con todos los miembros en qué etapa de desarrollo se encuentran la empresa y la familia; cuál es la visión y cuál la misión que comparten, qué objetivos buscan a largo plazo y valores que inspiran su conducta.
2.- Establece cómo participarán los familiares
Es básico determinar el nivel de acción de aquellos miembros que son propietarios actuales y de los que podrían tener acciones en la empresa a futuro. Un punto clave consiste en decidir cuál será la participación de los parientes políticos: si son dueños del capital, si participarán en la dirección, si trabajarán en la empresa familiar, o si alguna de ellas queda vedada a quienes no forman parte de la familia consanguínea.
3.- Fija las pautas para el trabajo
El protocolo debe especificar detalles sobre cómo incorporarse y desenvolverse en la empresa. Por ejemplo, si se requiere experiencia laboral, un título de grado o estudios específicos, el establecimiento de horarios y las sanciones por incumplimiento que existen para los familiares.
4.- Especifica las retribuciones
Aclarar qué servicios o productos serán suministrados por la empresa a los miembros de la familia. Los ejemplos clásicos son los teléfonos o coches de empresa.
5.- Determina espacios para tomar decisiones
Con el fin de acabar con discrepancias entre los integrantes de la familia, el protocolo puede especificar cómo, de manera práctica, llevar a cabo reuniones productivas en las que haya un intercambio de ideas. Sumado a un mecanismo para asegurar la implementación de las decisiones adoptadas y la evaluación de los resultados.
6.- Acuerda los beneficios
Tratar de armonizar los intereses y deseos de los propietarios de la empresa, y las necesidades de la organización en materia de reinversión y reservas.
7.- Delimita las transferencias de las participaciones societarias
En el momento en que algún miembro de la familia quiere transferir su participación en la empresa se abre un abanico de alternativas por lo que contar con una guía como el protocolo familiar para afrontar las posibilidades, es una forma de prevenir la incertidumbre y los conflictos del futuro.
8.- Concreta cómo prevenir y resolver conflictos
La atención de los problemas internos es un elemento clave ya que la existencia de conflictos dificulta la dirección de la empresa. Para evitar daños, el protocolo debe incluir un mecanismo práctico para resolver las diferencias, como la mediación y sus herramientas mediante estructuras orgánicas internas.
9.- Puntualiza cómo abordar nuevos negocios
Este protocolo también aborda los escenarios de la expansión y evolución empresarial, con la intención de saber cómo actuar ante éstos. Se deben establecer las pautas para la consideración y aprobación de nuevos negocios, los procesos de asociación con terceros, y los criterios y requisitos mínimos.
10.- Aclara las relaciones entre familiares y colaboradores
Se debe especificar con claridad qué jerarquía puede o debe alcanzar un colaborador externo sin que se afecte la armonía de la empresa.
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